Beste leden, ereleden en de ouders van jeugdleden,

Zoals al aangekondigd nodigen wij u van harte uit voor de ALGEMENE LEDENVERGADERING Hockeyclub Schouwen Duiveland 2021.

Welke wordt gehouden op: donderdag 16 december 2021

Helaas kan vanwege de nieuwe strengere corona maatregelen de ALV niet meer fysiek in het clubhuis plaatsvinden. Hierom zal de ALV volledig online plaatsvinden via Teams. Hieronder volgt een uitleg over de aanmeldprocedure en de online ALV. Details over de agenda van de huidige ALV en de notulen van de ALV van 2020 vindt u in het vorige bericht.

Locatie: ONLINE

Aanvang ALV: 19.45 uur (inloop en login vanaf 19.30)

Aanmeldprocedure

U moet zich vooraf aanmelden voor de online ALV. We ontvangen hiervoor graag maximaal 24 uur van tevoren via de email [email protected] een aanmelding met uw emailadres en telefoonnummer op waarop u ten tijde van de ALV te bereiken bent voor eventueel hulpvragen. Na aanmelding krijgt u een link voor de vergadering toegestuurd via email, inclusief een uitleg hoe vergaderen via Teams werkt.

Vertegenwoordiging van jeugdleden

Juniorleden die voor een oktober van het lopende bondsjaar jonger zijn dan zestien jaar kunnen in de ALV vertegenwoordigd door hun wettelijke vertegenwoordigers.

Stemming

Tijdens de ALV zal er digitaal gestemd worden. Aan het begin van de vergadering wordt geregistreerd wie er aanwezig is en wordt geverifieerd namens hoeveel leden u stemt. Aangezien wij een wat kleinere vereniging zijn, zullen we op vergelijkbare wijze stemmen als tijdens een fysieke ALV, namelijk door handopsteken. Als een besluit ter stemming wordt gebracht, wordt gevraagd om uw video aan te zetten. Dan is voor het bestuur goed te controleren wie er stemt. We stellen dan eerst de vraag wie voor is. Dit geeft u aan door duidelijk uw hand op te steken. Vervolgens zullen we ter controle ook de vraag stellen wie tegen is. Ook dit wordt aangegeven door middel van het opsteken van uw hand.

Spelregels tijdens de online ALV

·Zorg voor een goede internetverbinding, een laptop/pc/Mobiel of tablet met webcam en audiomogelijkheden. Gebruik ook oortjes, dit komt het geluid ten goede. De presentatie zal online worden gedeeld. Hiervoor is een groter scherm dan een telefoon aan te raden.

·Als je je aanmeldt, kom je eerst in een wachtkamer. De moderater (Alexandra Groenendijk) zal je toelaten tot de vergadering.

·Meld je 10 minuten van tevoren aan en controleer je geluid en beeld. Mochten er vragen zijn etc., dan kunnen we dit voor ALV nog bespreken.

·Waarschijnlijk kom je zonder beeld de vergadering. Zet dan even je video aan. Dit praat makkelijker met elkaar.

·Tijdens de eerste minuten van de ALV zal er een korte inloop zijn, waarbij iedereen elkaar kan begroeten. Hierna zal de vergadering starten en wordt iedereen verzocht zijn microfoon op "mute” te zetten om storende achtergrondgeluiden te voorkomen.

·Heb je een vraag, stel die dan via de chat. Dit is zichtbaar voor iedereen. De moderator zal op het juiste moment de vragen doorspelen aan de voorzitter en je het woord geven. Hiervoor moet je je microfoon tijdelijk weer aanzetten door weer op "mute” te klikken. Ook zal de voorzitter gelegenheid geven tot het stellen van vragen. Zet microfoon alleen aan als je aan het woord bent.

Mochten er vragen zijn (vooraf of tijdens de vergadering) over het gebruik van teams voor de ALV, dan kunt u bellen met de moderator, Alexandra Groenendijk: 06-11117902

Wij begroeten u graag online op donderdag 16 december a.s. om 19:45.

Met vriendelijke groet,

Het bestuur van HSD