Mist u informatie hier? Mail ons op [email protected]

ALGEMEEN

Dit is een privacyverklaring van Hockeyclub Schouwen-Duiveland (hierna HSD), gevestigd te Zierikzee en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40309608. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Door de Website en/of App van HSD te gebruiken en/of zich te verbinden met HSD als (ouder/verzorger van een) lid, vrijwilliger, inhuurkracht of sponsor, gaat u akkoord met deze privacyverklaring en geeft u uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in lijn met dit privacy beleid. Wij adviseren u om het privacy beleid goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.

Indien een Gebruiker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als (ouder/verzorger van een) lid, vrijwilliger, inhuurkracht of sponsor en dit te melden aan HSD ([email protected]).

Indien u na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

a) de website (www.hsd-zierikzee.nl), de App of de officiële Social Media-pagina’s van HSD bezoekt;

b) zich aanmeldt als lid;

c) zich aan onze club verbindt als vrijwilliger;

d) zich aan onze club verbindt als medewerker/ inhuurkracht;

e) ouder en/of verzorger bent van een (jeugd)lid;

f) sponsor, businesspartner en/of genodigde bent van sponsorbijeenkomsten;

g) zich inschrijft voor, deelneemt aan of bezoeker bent van een door ons georganiseerd evenement, wedstrijd, etc.

1.2 Wij kunnen daarbij de volgende (persoons)gegevens verzamelen:

1.3 HSD verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, zoals:

a) het voeren van haar ledenadministratie, vrijwilligersadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

b) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers\ inhuurvrijwilligersbijdragen,

c) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, scheidsrechter indelingen en het volgen van de ontwikkeling van spelers;

d)  het organiseren van evenementen van of op HSD;

e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

f) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van HSD, onder meer via post, e-mail, SMS, socials of App;

g) het uitvoering geven van de statuten en reglementen, waaronder die van HSD en de KNHB;

h) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

i) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers,

j) om bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;

k) het publiceren van speelschema’s, wedstrijduitslagen, over onze vereniging en onze sport in diverse sociale en lokale media en op de eigen website promoten met onder andere beeldmateriaal;

l) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

2. GRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN DE PERSOONSGEGEVENS KUNNEN ZIJN:

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan uitsluitend:

a) na verkregen toestemming;

b) indien de wet dit eist;

c) ter uitvoering van een overeenkomst waarbij het lid, de vrijwilliger of de begunstiger partij is, of

d) wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

3. SCHRIFTELIJKE TOESTEMMING

HSD zal om uitdrukkelijke toestemming verzoeken voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens indien dit wettelijk is vereist. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

4. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, VERWIJDERING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

U kunt contact opnemen met HSD [email protected]:

a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;

b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

c) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;

d) correctie, beperking, verwijdering of overdracht van uw gegevens. Hierbij geldt dat een deel van de persoonsgegevens zelf kan worden verwerkt via uw persoonlijke account (achter inlogscherm LISA); en

e) het aantekenen van bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door HSD.

5. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

a) Alle personen die namens HSD toegang hebben tot (bijzondere) persoonsgegevens zijn conform huishoudelijk regelement gehouden aan de geheimhouding hiervan;

b) De administratie van onze leden, vrijwilligers, sponsoren en financiën, gebeurt in LISA. De toegang hiertoe is afgeschermd. De gegevens die de gebruiker kan zien zijn afhankelijk van de rol binnen de vereniging. De toegang tot deze gegevens wordt afgesloten bij beëindiging van de functie. Wachtwoorden van de toegang tot LISA en de bijbehorende e-mailadressen worden na beëindiging functie en aan het einde van het hockeyjaar ververst;

c) De vrijwilligers die namens HSD van uw gegevens kennis kunnen nemen, worden regelmatig geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

6. DERDEN

6.1. De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de voornoemde doeleinden.

6.2. Wij verstrekken uw gegevens aan derden, waaronder:

a) LISA (ledenadministratie systeem, tevens voor innen contributies);

b) Nederlandse Koninklijke Hockey Bond (KNHB) ten behoeve van ledenadministratie bij de landelijke bond (inclusief bondsapplicatie ‘HockeyWeerelt’, KNHB zelf ook een verwerkingsverantwoordelijke voor lidmaatschap);

c) Tevens plaatsten we beeldmateriaal voor promotiedoeleinden op social mediakanalen en lokale media.

6.3. Deze derden gebruiken de gegevens voor de in deze privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden. HSD heeft met LISA, die gegevens namens HSD verwerken, een verwerkingsovereenkomst afgesloten die erop ziet dat de derden voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.4. Voor het overige zal HSD de persoonsgegevens van haar leden en medewerkers niet met derden delen, tenzij:

a) door het lid uitdrukkelijke toestemming is gegeven; of

b) dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of bij een noodgeval.

6.5. Op de website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. HSD is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

7. BEELDRECHT

7.1. Tijdens trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij HSD worden regelmatig beeldmateriaal genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HSD, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website, Apps of Social Media van HSD verschijnen. Ook kan het beeldmateriaal gebruikt worden ter informatie over (van bijvoorbeeld kampioenschappen) of ter promotie van HSD in lokale media. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient u dit via [email protected] kenbaar te maken. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Verder vragen wij op het aanmeldformulier voor het HSD lidmaatschap aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal voor communicatie-doeleinden.

7.2. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop gefotografeerde niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

8. BEWAREN VAN UW GEGEVENS

De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens en heeft ze zichtbaar in Lisa gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal zeven jaar na afloop van dit lidmaatschap. 

Na het verstrijken van deze termijn worden alleen uw HSD en KNHB lidmaatschap nummer, uw NAW-gegevens, uw geboortedatum, teamindelingen en de in- en uitschrijfdatum bewaard louter ten behoeve van opbouw historisch archief en mogelijke uitnodigingen ten behoeve van een reünie. Dit historisch archief is alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van HSD zijn geautoriseerd. Beeldmateriaal blijft altijd bewaard.

9. KLACHTENPROCEDURE

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door HSD of door een derde partij dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen door een email te sturen naar info@hsd-zierikzee.nl onder vermelding van uw naam, klacht en contactgegevens. Indien de aanleiding van uw klacht niet wordt weggenomen dan kunt u gebruik maken van uw recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in Nederland.

10.WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden daarom aan om de privacyverklaring HSD regelmatig te raadplegen.

VRAGEN/OPMERKINGEN

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

CONTACTGEGEVENS

Hockey Club Schouwen Duivenland

Lange Blokweg 27B

4301 NW Zierikzee

Website: www.hsd-zierikzee.nl

E-mail:[email protected]